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Warum das klassische Archiv ausgedient hat

Die Kommunikation steht heute im Vordergrund. Daher ist es auch kein Wunder, dass die Papierstapel immer weiter anwachsen. Problematisch ist auch die Tatsache, dass die Papiere und Unterlagen auch irgendwie abgeheftet werden müssen. Schließlich kann man ein Büro nicht einfach so erweitern, nur weil die Papierberge weiterwachsen.

Unternehmen müssen sich der Herausforderung stellen und nach einer Lösung suchen. Denn so kann es natürlich nicht weitergehen. Diejenigen, die den Trend schon vorzeitig erkannt haben, haben sich entsprechend angepasst. So ist es auch kein Wunder, dass einige Büros komplett papierlos funktionieren.

Um einen Betrieb aufrechtzuerhalten kommt eine ganze Menge Papier zusammen. Rechnungen, Vertragsunteralgen, Belege und vieles mehr sammelt sich im Laufe der Zeit an. Wo in der Vergangenheit noch Briefumschläge, Briefmarken und Briefträge genutzt worden sind, wird heute alles durch E-Mails ersetzt. Daher braucht eine Unternehmung auch ein gutes Hilfsmittel wie ein Dokumentenmanagementsystem, um in der Flut der Papiere und Unterlagen nicht unterzugehen.

Gerade heute, wo die Ressource Zeit immer knapper wird, ist es unerlässlich das man sämtliche Unterlagen auch schnell findet. Mit einem Dokumentenmanagementsystemwird diese Aufgabe meisterhaft gelöst.

Kein Wunder, denn auf einmal können Sie einzelne Dokumente ganz schnell auffinden, wo in einem klassischen Archiv viel zu viel Zeit in Anspruch genommen werden müsste. Mit einem modernen Archiv sparen Sie sich viel Zeit und Geld und können sich mehr auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.

Ein modernes Archiv hat zudem den Vorteil, dass Sie von jedem Ort auf die Unterlagen zugreifen können. Weiterhin haben Sie den Vorteil, dass Sie Ihre Daten in der Cloud vor Speicher, Wasser, und höheren Gewalten effektiv schützen können. Natürlich sind Ihre Daten und Unteralgen auf einem deutschen Server sicherer als in einem Aktenschrank. Weiterhin werden Sie auch alle Dokumente zu einem einzelnen Projekt oder Kunden finden. Alle Dokumente können natürlich auch zusammengefasst werden.

Die wahren Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems erfahren Sie aber erst, wenn Ihr Unternehmen international aufgestellt ist und mehrere Niederlassungen besitzt. Die Tatsache, dass befugte Mitarbeiter an unterschiedlichen Orten auf alle Dokumente zugreifen können, birgt ein enormes Einsparungspotential an Zeit und Geld.

Natürlich macht ein solches System nicht alles automatisch. Dokumente müssen vollständig und frühestmöglich archiviert werden. Weiterhin dürfen auch nur berechtigte Personen in die Dokumente einsehen dürfen. Schließlich müssen alle Dokumente im Original verfügbar sein und schnell reproduziert werden können.